"C'è vero progresso solo quando i vantaggi di una nuova tecnologia diventano per tutti."

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In questo articolo parleremo di servizi e tariffe postali con uno sguardo al settore delle auto.

Di solito non teniamo conto delle spese reali che si possono affrontare durante la spedizione della corrispondenza.

Siamo abituati a calcolare solo i costi sostenuti all’interno degli uffici postali e mai i restanti: busta, carta, toner della stampante, tempo impiegato per raggiungere l’ufficio postale e quello perso mentre siamo in fila in attesa del nostro turno.

Per esperienza vissuta in prima persona, so con certezza che all’interno di molte concessionarie si impiega molto tempo per stampare e imbustare centinaia di lettere al giorno.

Quando lavoravo per la Europcar, perdevo delle giornate intere per preparare tutta la documentazione da inviare alle autofficine. Fortunatamente l’ufficio postale era interno all’azienda, e in questo modo evitavo di perdere tempo allo sportello postale.

Alessandro invece quando gestiva la contabilità della vendita delle vetture usate per la Lease Plan, ogni mese dedicava almeno due giornate intere allo smistamento e alla spedizione mediante raccomandata delle fatture delle auto vendute.

Esistono nel settore automotive altre tipologie di aziende che impiegano una buona parte del personale per gestire questo genere di attività, compresa la tanto odiata fila all’ufficio postale.

Prova a immaginare una concessionaria auto impegnata a inviare ogni mese delle lettere ai propri clienti per ricordare la scadenza del tagliando annuale, oppure la segretaria di un centro revisione e i richiami per le revisioni scadute.

A questo punto è opportuno calcolare oltre alle tariffe postali, anche quelli di cancelleria e soprattutto le ore perse dall’incaricato per andare e tornare dalla posta.

Recentemente abbiamo testato Smailpost, un programma che permette di inviare un’infinità di posta comodamente dalla postazione di lavoro.

Dopo aver installato Smailpost, il mittente può scrivere tutta la corrispondenza utilizzando qualsiasi programma di videoscrittura, catturando qualora lo necessitasse anche i documenti via scanner. Al termine di queste operazioni con un semplice click evitiamo ore ed ore di fila ai sportelli postali.

Il contenuto della corrispondenza viene stampato, imbustato e recapitato ai destinatari direttamente dai singoli operatori autorizzati da Poste italiane.

Attraverso degli allert disponibili da sistema, possiamo visionare tutta le fasi di avanzamento della spedizione, includendo anche avvisi SMS e e-mail.

I vantaggi che si possono ottenere utilizzando Smailpost sono:

• Azzeramento dei costi di cancelleria (buste, carta, francobolli, toner stampante etc.).
• Creazione di un archivio della posta inviata.
• Qualificazione delle tariffe postali in tempo reale con preventivo di spesa relativo alla quantità di posta da inviare.
• Importazione delle liste clienti.
• Si ottiene la prova legale dell’invio della posta.
• In caso di raccomandata con ricevuta di ritorno, si può ottenere l’esito della spedizione prima ancora dell’invio della ricevuta.
• Azzeramento dei tempi di attesa.
• Azzeramento degli incidenti sul lavoro legati agli spostamenti fuori ufficio, evitando ulteriori responsabilità a carico del datore di lavoro.
• Si genera un notevole aumento della produttività.

Smailpost è un prodotto creato e venduto dall’Autosoft Group, nota software house già fornitrice da 15 anni di servizi per grandi compagnie di assicurazione.

Per ricevere ulteriori informazioni, contattateci direttamente attraverso il nostro modulo contatto.

Giuliano Cosimetti

Tempo fa con Giuliano siamo stati presso la sede della Alo Software, azienda leader nella progettazione e realizzazione di software gestionali in grado di offrire risposte concrete nelle seguenti aree:

• Marketing
• Turismo
• Mercato Intrattenimento
• Automotive
• Call Center BackOffice
• Finance
• Logistica
• Comunication

Alo Software, nasce nel 1992 da un pool di professionisti con esperienze in ambito I.C.T. (Information and communication technology) dunque la tecnologia dell’informazione grazie alla quale ogni singolo computer può accedere a grandi banche dati, usare la posta elettronica, la teleconferenza, Internet, etc.

Nel tempo, Alo Software si è consolidata nel mercato grazie anche a una specifica ricerca e analisi delle varie esigenze aziendali. Ad oggi, il team è composto da professionisti affiatati.

La squadra di analisti nel tempo acquisisce esperienza in diversi settori di intervento, proponendosi come interlocutore valido e affidabile per lo sviluppo di “progetti chiavi” in mano anche di grandi dimensioni, coerentemente con il contesto specifico di ogni cliente.

L’obiettivo dell’azienda è quello di affiancare le aziende offrendo soluzioni in ambito I.C.T.

Parliamo quindi di:

• Consulenza IT – Progetti di sviluppo “chiavi in mano”, BPR, application Management
• Sviluppo IT Software – sviluppo procedure personalizzate (VB,VB.NET, C++,JAVA)
• Sviluppo IT Web – sviluppo procedure personalizzate (ASP,ASP.NET, PHP,JAVA)
• Sviluppo Mobile – progettazione e realizzazione software su piattaforme Symbian e Windows Mobile
• Business Intellegence – studio di fattibilità, progettazione, realizzazione, servizi post rilascio
• DBA Managment – progettazione e gestione database (SQL, MYSQL, ORACLE)
• Telefonia IP – integrazione voce su rete, fax, call center, sistemi integrati

Con Giuliano, ne siamo rimasti particolarmente colpiti, soprattutto per i loro software gestionali dedicati al settore dell’automotive.

In particolare, attraverso la creazione di tre specifici prodotti, Alo Software è in grado di dare un supporto concreto ed efficace alle aziende che devono gestire – con diverse modalità – il proprio parco auto, sia che si tratti di flotte aziendali o noleggio a breve termine.

Entrambi, abbiamo lavorato presso le più grandi multinazionali di autonoleggio europee e conosciamo molto bene l’iter dei software gestionali all’interno dei vari reparti e soprattutto l’importanza che ricoprono.

La gestione del parco auto non è il vostro punto di forza?

Manager Car Control ad esempio, è un software che consente di gestire il parco auto in modo completo ed efficiente.
È lo strumento ideale per organizzare il lavoro quotidiano in modo veloce e professionale: si adatta alla realtà aziendale, permettendo di monitorare costantemente l’intera organizzazione.

Consente inoltre di gestire le seguenti aree:

• l’anagrafica completa di clienti, fornitori e driver.
• la flotta dei veicoli, con riepiloghi immediati delle attività effettuate.
• la prenotazione con invio reminder via sms o email.
• la bacheca per visualizzare immediatamente la disponibilità dei veicoli.
• i contratti con stampa modulistica personalizzabile.
• la fatturazione attiva e passiva.
• i sinistri e le multe.
• lo scadenzario con reminder automatici all’avvio.
• tutte le altre attività legate all’autonoleggio.

Difficoltà per la gestione delle multe per ogni singola vettura del parco auto?

Manager Multe invece è un software per la gestione integrata dei verbali.

Rende più agevole il lavoro dei collaboratori, riducendo notevolmente gli interventi manuali, gli errori di distrazione e di cattiva interpretazione, ottimizzando i tempi di ogni pratica.

Il software consente di gestire:

• l’inserimento delle multe e il database delle infrazioni.
• i clienti e gli enti erogatori della sanzione amministrativa.
• la corretta distribuzione del carico di lavoro sugli operatori.
• per ogni cliente sono disponibili schede relative alla flotta, ai driver, alle note PRA, alle multe inserite, con la possibilità di effettuare import/export dei dati, report e statistiche.

Problemi con il recupero crediti per il noleggio auto?

Il terzo software gestionale dedicato al settore dell’automotive è Manager Collection, uno strumento ideato per un recupero crediti efficace e organizzato, creato specificamente per le aziende che si occupano di noleggio auto.

È in grado di far confluire i dati necessari in un unico ambiente operativo:

• estratti conto bancari
• contabilità attiva (Fatturazione)
• contratti/clienti
• flotta
• ordini

Il software, mette a disposizione dell’utente, un’agenda completa con ogni singolo passo da compiere, senza tralasciare nessuna pratica. Dispone inoltre di tutte le informazioni necessarie per valutare ogni singola situazione.

Le procedure sono personalizzate sulla base di molteplici parametri, generando degli scadenzari automatici per il personale, al fine di completare con diverse modalità l’azione di recupero crediti.

Per ricevere ulteriori informazioni, contattaci attraverso il nostro modulo di contatto.

Alessandro Cosimetti

Negli ultimi due mesi abbiamo inviato su richiesta di alcuni nostri utenti, dei CD con la demo del programma Analisys.

Abbiamo notato che quasi tutte le demo inviate, non sono state ancora  attivate. La segnalazione è arrivata direttamente dalla sede della Kromeda (società produttrice del software).

Che senso ha richiedere un demo di un programma, se poi non si ha il tempo e la voglia di provarlo?

Ti ricordo che il programma Analisys, è un software per la consultazione dei ricambi originali e aftermarket. E’ possibile risalire al ricambio selezionando l’auto (marca/modello/allestimento) oppure attraverso la descrizione e codice del ricambio stesso.

Per richiedere la demo del programma basta inviarci un messaggio tramite il modulo contatto, specificando la vostra attività (meccanico, carrozziere, ricambista) e inserendo un indirizzo per la spedizione del pacchetto.

Una volta ricevuto il cd, inseriscilo nel tuo pc e segui l’istallazione. Al termine di questa operazione contatta la Kromeda per l’attivazione della licenza (Tel. 0881-772872).

Provalo, verificalo e testalo. Niente di più semplice!

Giuliano Cosimetti